Annika Rupp

• Bearbeiten aller administrativen Aufgaben im Personalbereich.
• Erstellen und Verwalten von Arbeitsverträgen.
• Ordnungsgemäßes Führen von Personalakten.
• Überprüfen von Rechnungen und Zahlungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Termingerechte Kontierung und Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle.
• Überwachen und Pflegen von Konten und Finanzbüchern.
• Vorbereiten und Durchführen der Monats- und Jahresabschlüsse.
• Durchführen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

• Erstellung von Verzugszinsrechnungen
• Anlage und Pflege von Kunden- und Vertragsdaten in internen Systemen
• Bearbeitung von Bestellungen und Dienstleistungen
• Prüfung von Preisen, Konditionen und Abrechnungsdaten
• Durchführung interner Kostenverteilungen
• Erstellung von Abgrenzungen und Rückstellungen
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und internen Fachabteilungen
• Planung, Organisation und Betreuung der Berufsausbildung
• Ausbildungsbeauftragte mit Durchführung von Feedback- und Entwicklungsgesprächen
• Kontrolle von Ausbildungsnachweisen und Berichtsheften
• Mitwirkung im Recruiting-Prozess einschließlich Bewerbungsgesprächen
• Enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen zur Sicherstellung einer hochwertigen Ausbildung
  

Schwerpunkte:
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Rechnungswesen, Forderungsmanagement, Stammdatenpflege, Ausbildungsbetreuung, kaufmännische Administration.

• Fachliche und organisatorische Leitung der Stadtkasse
• Verantwortung für den gesamten Zahlungsverkehr der Stadt
• Durchführung und Kontrolle des Mahn- und Vollstreckungswesens
• Bearbeitung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlassanträgen
• Verwaltung und Überwachung offener Forderungen
• Führung und Abstimmung von Bankkonten und Kassenbeständen
• Zusammenarbeit mit Behörden, Gerichten, Banken und externen Institutionen
• Ansprechpartnerin für Bürgerinnen und Bürger in kassen- und vollstreckungsrechtlichen Angelegenheiten
• Sicherstellung der Einhaltung kommunalrechtlicher und haushaltsrechtlicher Vorschriften
• Führung und Anleitung der Mitarbeitenden der Stadtkasse
• Optimierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe

• Verwalten der Tagesordnung der Geschäftsführung.
• Erledigen von Bürotätigkeiten sowie telefonischer und schriftlicher Korrespondenz.
• Durchführen von Recherchen für diverse Projekte.
• Aktualisieren und Aufrechterhalten vertraulicher Dateien und Dokumente.
• Kommunizieren mit internen und externen Stakeholdern.
• Routiniertes Planen und Koordinieren von Geschäftsreisen
• Strukturiertes Organisieren von Besprechungen, Sitzungen und sonstigen Veranstaltungen.
• Sicherstellen der Einhaltung aller relevanten Firmenvorgaben, -standards und -richtlinien.
• Planen von internen und externen Termine der Geschäftsführung inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Routiniertes Organisieren von Meetings und Veranstaltungen.
• Sicherstellen eines effizienten Ablaufs aller administrativen und organisatorischen Prozesse im Tagesgeschäft.
• Eigenständiges Verwalten und Umsetzen von Marketingaktivitäten auf Social-Media-Kanälen und der Homepage.
• Bearbeiten und Beantworten der Korrespondenz.
• Prüfen eingehender Berichte, Vorschläge und anderer Dokumente.
• Professionelles Empfangen von Besuchern und Repräsentieren des Unternehmens.

• Abwicklung des täglichen Zahlungsverkehrs, inklusive Buchung von Ein- und Auszahlungen.
• Pflege von Kassen- und Kontodaten sowie Abstimmung von Kassenbeständen.
• Überwachung offener Forderungen und Durchführung des Mahnwesen.
• Bearbeitung von Stundungen, Ratenzahlungen und ähnlichen Anträgen.
• Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Fachämtern, Banken und externen Stellen

• Durchführung der Zwangsvollstreckung.
• Mitwirkung bei der Vorbereitung der gerichtlichen Geltendmachung.
• Kommunikation mit Mandanten, Schuldnern und Behörden.