Chantal Ortwein

• Trainingsmaßnahmen FIT4
• Onboarding FIT4 eingeführt und aufbereitet
• Konzeption & Durchführung FIT4 Awards 2026 (Projektleitung Global)
• Projektmanagerin für International Women’s Day 2025

- Programmplanung

- Koordination mit externer Speakerin

- Kommunikation zum Executive Board und internen Stakeholdern

- Erstellung eines Projektplans

- Ansprechpartnerin für die einzelnen Ländern zum Streamen des Events

• Projektmanagerin für FIT4 Umbaumaßnahmen

- Umzugsplanung

- Planung der Innengestaltung der einzelnen Gebäude

- Zeitraum festlegen und Meilensteine definieren

- Kommunikation mit internen Stakeholdern

- Einführung GingCo-Tool im Gebäude 89

• Terminkoordinierung, E-Mail-Bearbeitung, Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Beschaffungsworkflows bis zum Zahlungsablauf betreuen
• Koordination von abteilungsinterner Hardwarebestellung
• Organisation von Teamevents
• Neustrukturierung und Mitaufbau des neuen Teams – Bi-Weeklys, Teamtag, etc.

• Nebentätigkeit (Instagram: chantal_celiine)
• Verwaltung meiner Kooperationspartner, Feedbackrunden
• Erstellung von Storys für Kooperationspartner und Alltagsstorys
• Videos schneiden und bearbeiten, sodass sie als Reel eingesetzt werden können, sowohl Turnier Recaps als auch Produktvideos
• Durchführung von Voiceover, passende Musikauswahl
• Content Planung für jeden Monat
• KPIs Zusammenfassung für Kooperationspartner, Instagram Insights
• Laufende Trends beachten und umsetzen
• Gewinnspiele kreieren
• Instagram Account Verwaltung für einen Fotografen

- Betreuung seines Instagram Kanals, Unterstützung bei Neustrukturierung

- Beantwortung von Direct Messages, Pflege zur Community

- Erstellung von Story Highlight Buttons

- Erstellung von Storys, Reels und Mithilfe bei der Planung der Posts

- Mitgestaltung bei Roll-Ups, Bannern und Logo

- Mithilfe bei Organisation eines Content Days

- Ansprechpartner bei Ideen des Fotografens

• Unterstützung der standortübergreifenden Recruitingleitungen bei allen organisatorischen Aspekten
• Terminkoordinierung, Vor- und Nachbereitung von Workshops / Veranstaltungen
• Beschaffungsworkflows bis zum Zahlungsablauf betreuen
• Koordination von abteilungsinterner Hardwarebestellung
• Administrative Verwaltung mit externen Dienstleistern
• Koordination von IT- und Systemberechtigungen für bestehende und neue Teammitglieder
• Zeiterfassung für CHR
• Feel-good-Managerin für das ganze Team
• Bestellung von Büromaterial
• Interne Verrechnungen für GP Projekt
• HR Cases für das gesamte Recruiting Team bearbeiten
• Erstellung und Verwaltung von E-Mail Verteilern für Recruiting Germany
• Interflexx Zugänge für Recruiting Germany erstellen und ggf. freigeben

• Terminkoordination und -verwaltung
• Postverwaltung
• Telefonverwaltung
• Interner/externer Schriftverkehr
• Projektleitung betriebliche Corona-Impfungen
• Key-User Microsoft 365
• Geburtstagswünsche Rentner*Innen
• Weihnachtskarten- und Werbemittelbestellung
• Büromaterialbestellungen
• Dienstwagenverträge spartenübergreifend

• Aufgaben Assistenz Personalleiter

- Terminkoordination und -verwaltung

- Koordination und Administration Vorstellungsgespräche

- Postverwaltung

- Telefonverwaltung

- Interner/externer Schriftverkehr

- Veranstaltungen organisieren

• Teamassistenz Personalentwicklung

- Bewirtungen

- Reisemanagement & -kostenabrechnung

- Spesenabrechnung

- Bewerbermanagement Praktikanten, Ferienarbeit, Werkstudenten, Abschlussarbeiten

- Ausstellung von Arbeitsverträgen (Praktikanten, Ferienarbeiter, Werkstudenten, Abschlussarbeiten) und Erstellung von Zeugnissen

• Veranstaltungsmanagement

- Tagungen, Schulungen etc.

- BerufsOrientierung@SCHWENK

- Ausbildungsmessen wie bspw. Bildungsmesse Ulm

• Bewerbermanagement

- Administration kfm. Ausbildung

- Administration gewerblich- und labor-technische Ausbildung

- Administration und Durchführung Auswahlverfahren gewerblich-technische Ausbildung

- Betrieblicher Unterricht

- Administation Einstellung & Arbeitszeugnisse im Prozess von Praktikanten, Bacheloranden, etc.

- Erstellung von Verträgen für Azubis

- Einführungstage Azubis

• Personalmarketing

- Messe-Organisation und -Administration

- Verwaltung Werbemittel

- Online-Stellenanzeigen

- Talentmanagement

• Intranet Personal
• Seminare / Schulungen Extern

- Selbstmanagement und Büroorganisation

- Führungskräfteseminare

- FührungsWERKSTATT

- PotenzialEntwicklungsProgramm (PEP)