Magdalena Kleßen
Potsdam
Kurzprofil
Erfahrene, lösungsorientierte HR-Spezialistin mit mehrjähriger Praxis in der vollumfänglichen operativen Personalbetreuung, der Weiterentwicklung globaler HR-Prozesse und der Implementierung moderner People-Services-Strukturen. Fundiertes Know-how im deutschen Arbeitsrecht, der Lohn- und Gehaltsabrechnung (National & International) sowie in führenden HRIS-Systemen wie Workday und BambooHR. Ausgeprägte Schnittstellenkompetenz, hohe Serviceorientierung sowie strategisches Verständnis für agile Organisationsstrukturen. Zielgerichtet darauf fokussiert, bei Forvis Mazars erstklassige HR-Services zu liefern und als verlässliche Business-Partnerin im Employee Life Cycle zu agieren. Teamorientierter Manager, der auf Augenhöhe kommuniziert, Ideen der Mitarbeiter in die Realität umsetzen kann und dabei das Ziel auch in schwierigen Situationen nicht aus den Augen verliert. Wenn Sie nach einem erfahrenen Manager suchen, der in der Lage ist, komplexe Probleme zu lösen und Wachstumschancen zu nutzen, lassen Sie uns sprechen.
Übersicht
2
2
Languages
10
10
years of post-secondary education
15
15
years of professional experience
Berufserfahrung
People Services Manager
HelloFresh SE
Berlin
2022.02 - 2026.08
- End-to-End HR Operations: Zentraler Point of Contact für Führungskräfte und Mitarbeitende in allen Phasen des Employee Life Cycle bezüglich arbeitsrechtlicher, sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlicher Fragestellungen.
- Prozessdigitalisierung & -optimierung: Kontinuierliche Weiterentwicklung und Standardisierung automatisierter HR-Workflows im Onboarding, Transfer- und Offboarding-Prozess zur nachhaltigen Effizienzsteigerung der People Operations.
- HRIS & Datengovernance: Verantwortung für die vollumfängliche Stammdatenpflege und Qualitätssicherung im HRIS (Workday); Erstellung rechtssicherer HR-Dokumente (Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Aufhebungsverträge, qualifizierte Arbeitszeugnisse).
- Cross-funktionale Schnittstelle: Enge Zusammenarbeit mit HR Business Partnern, Talent Acquisition, IT, Legal und Global Finance zur Gewährleistung nahtloser administrativer Abläufe.
- Steuern der operativen People Services für Mitarbeitende entlang des gesamten Employee Lifecycles.
- Bearbeiten von Vertragsänderungen, Bescheinigungen und personalrelevanten Anfragen im Tagesgeschäft.
- Koordinieren von Onboarding- und Offboarding-Prozessen unter Einhaltung interner Serviceanforderungen.
- Prüfen von Personalstammdaten und Dokumenten auf Vollständigkeit, Fristen und rechtliche Plausibilität.
- Ansprechkontakt für Mitarbeitende bei Fragen zu Arbeitszeit, Urlaub, Abwesenheiten und HR-Prozessen.
- Abstimmen mit Payroll, HR Business Partnern und Fachbereichen bei servicebezogenen Klärungsfällen.
- Optimieren von Standardprozessen und Formularen zur Verbesserung von Effizienz und Servicequalität.
- Anleiten neuer Kolleg:innen im Team bei Routinefällen, Abläufen und qualitativen Standards.
- Einhalten gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien.
- Globales Food-Tech- & E-Commerce-Unternehmen | ca. 2.000 Mitarbeitende
Human Resources Generalist
r24 Holding GmbH
Berlin
2019.03 - 2022.01
- Ganzheitliche Personalbetreuung: Erste Ansprechpartnerin für nationale sowie internationale Mitarbeitende und Führungskräfte in allen operativen und arbeitsrechtlichen Belangen.
- Internationale Lohn- & Gehaltsabrechnung: Selbstständige Vorbereitung und Abwicklung der monatlichen Payroll für die Standorte Deutschland, USA und Niederlande unter Berücksichtigung lokaler steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben.
- Lifecycle & Talent Management: Konzeption, Implementierung und kontinuierliche Optimierung strukturierter Onboarding- und Offboarding-Frameworks; operative Vertretung im Bereich Recruiting.
- HR-Administration: Erstellung von Dienstverträgen, Angeboten, Vertragsanpassungen und Zeugnissen sowie kontinuierliche Verwaltung des Urlaubs- und Abwesenheitsmanagements.
- Culture & Employee Engagement: Konzeption, Budgetierung und Umsetzung von Benefit-Programmen und teambildenden Events zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
- Shared Workspace Provider & Gewerbeimmobilien | ca. 180 Mitarbeitende
Human Resources Assistant & Front Office Management
r24 Holding GmbH
Berlin
2018.02 - 2019.03
- Administrative Unterstützung der HR Business Partner im Tagesgeschäft und Pflege der digitalen Personalakten.
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Angeboten und Referenzschreiben sowie Verwaltung des Melde- und Bescheinigungswesens.
- Koordination der Onboarding-Vorbereitungen an der Schnittstelle zwischen HR, IT und Recruiting.
- First Point of Contact für ca. 800 Mitglieder und Gäste, Steuerung des Post- und Lieferantenmanagements sowie Organisation interner/externer Firmenevents.
- Betreuen des Front Office inklusive Empfang, Telefonzentrale und professioneller Erstansprache von Besucherinnen und Besuchern.
- Koordinieren von Terminen, Besprechungsräumen und internen Abläufen für einen reibungslosen Büroalltag.
- Bearbeiten von Personalstammdaten, Ein- und Austrittsunterlagen sowie vertraulichen HR-Dokumenten.
- Organisieren von Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeitende inklusive Begrüßung, Unterlagen und Arbeitsplatzvorbereitung.
- Pflegen von Personalakten und administrativen Übersichten unter Einhaltung der geltenden Vertraulichkeitsanforderungen.
- Erstellen von Schriftverkehr, Bescheinigungen und internen Dokumenten für Personal- und Empfangsprozesse.
- Abstimmen mit internen Ansprechpartnern zu Büroorganisation, Besuchermanagement und administrativen HR-Anliegen.
- Kompetentes und lösungsorientiertes Bearbeiten von Kundenanliegen, Anfragen und Reklamationen.
- Konstruktives Beteiligen an Teambesprechungen und gezieltes Einbringen von Ideen und Lösungsvorschlägen.
- Flexibles Reagieren auf wechselnde Anforderungen und kurzfristige Prioritäten im Tagesgeschäft.
- Aktives Zusammenarbeiten und offenes Kommunizieren mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Sicherstellen von Ordnung, Sauberkeit und Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz.
Auszubildende zur Tourismuskauffrau
AERTiCKET
Berlin
2012.01 - 2015.01
- Fundierte kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkten in Kundenberatung, Angebotskalkulation und Vertragsabwicklung.
- Mitarbeit in Schnittstellenbereichen wie Produktmanagement, Marketing, Kundenbetreuung und Beschwerdemanagement.
- B2B-Flugticket-Wholesaler | ca. 80 Mitarbeitende
- Beraten von Kundinnen und Kunden zu Reiseangeboten, Flugverbindungen und passenden Zusatzleistungen im Tagesgeschäft.
- Erstellen von individuellen Reiseangeboten unter Berücksichtigung von Reisedauer, Zielgebiet und Kundenwünschen.
- Buchen von Flügen, Hotels und Pauschalreisen unter Beachtung tariflicher Vorgaben und Verfügbarkeiten.
- Prüfen von Buchungsänderungen, Umbuchungen und Stornierungen sowie Klären offener Rückfragen mit Reiseveranstaltern.
- Bearbeiten von Reklamationen und Serviceanliegen mit freundlicher, lösungsorientierter Kommunikation.
- Vergleichen von Reiseoptionen und Konditionen, um wirtschaftlich und kundenorientiert passende Angebote zusammenzustellen.
- Pflegen von Buchungsdaten und Reisedokumenten für eine vollständige und nachvollziehbare Bearbeitung.
- Unterstützen neuer Kolleginnen und Kollegen bei Abläufen, Servicefragen und der Einarbeitung in den Verkaufsalltag.
- Umsetzen von Marketingmaßnahmen.
- Durchführen von Umbuchungen und Stornierungen.
- Ausführen buchhalterischer und administrativer Tätigkeiten im Reisebüro.
- Entgegennehmen und Bearbeiten von Reklamationen.
- Mitwirken bei Konzeption und Durchführung von Werbemaßnahmen.
- Verkaufen von Serviceleistungen und Produkten.
- Bedienen von Tourismusplattformen und Buchungssystemen.
- Vermitteln und Organisieren von Individual- und Pauschalreisen.
Ausbildung
Arbeitsrecht kompakt - aktuellen Grundlagen im individuellen & kollektiven Arbeitsrecht
IHK Berlin
Tourismuskauffrau - kaufmännischen Schwerpunkt
AERTiCKET
Berlin 2012.01 - 2015.01
Allgemeine Hochschulreife - Abitur
Lenné-Gesamtschule
Potsdam 2003.09 - 2010.07
Kompetenzen
- Workday
- BambooHR
- MS Office
- Excel
- Word
- PowerPoint
- G-Suite
- HR General Management
- Employee Lifecycle
- Lohn- & Gehaltsabrechnung
- Arbeitsrecht
- Offboarding
- Problem-Solving Skills
- Gutes Zeitmanagement
- Prozessorientierte Arbeitsweise
- Stressresistenz
- Durchsetzungsvermögen
- Erstklassiger Kundenservice
- Flexibilität
- Emotionale Intelligenz
- Hohe Einsatzbereitschaft
- Innovationskraft
- Ausgeprägte Sozialkompetenz
Benutzerdefiniert
Workday, BambooHR, MS Office (Excel, Word, PowerPoint), G-Suite, HR General Management, Employee Lifecycle, Lohn- & Gehaltsabrechnung (National/International), Arbeitsrecht, Prozessoptimierung, Onboarding & Offboarding, Muttersprache, Verhandlungssicher in Wort und Schrift, Grundkenntnisse
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Fließend (C2)
C2
Hobbys
- Reisen und interkultureller Austausch
- Fotografie – Kreativität, Detailorientierung
- Freunde & Familie
- Sport
Zeitleiste
People Services Manager
HelloFresh SE
2022.02 - 2026.08
Human Resources Generalist
r24 Holding GmbH
2019.03 - 2022.01
Human Resources Assistant & Front Office Management
r24 Holding GmbH
2018.02 - 2019.03
Auszubildende zur Tourismuskauffrau
AERTiCKET
2012.01 - 2015.01
Tourismuskauffrau - kaufmännischen Schwerpunkt
AERTiCKET
2012.01 - 2015.01
Allgemeine Hochschulreife - Abitur
Lenné-Gesamtschule
2003.09 - 2010.07
Arbeitsrecht kompakt - aktuellen Grundlagen im individuellen & kollektiven Arbeitsrecht
IHK Berlin