Monika Tonigold-Stich
Rauenberg
Übersicht
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years of professional experience
Berufserfahrung
Chefsekretärin/Büromanagement
SSV Architekten BDA
Heidelberg
2022.11 - 2026.04
- Entgegennahmen von Telefonaten
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, digital Verwaltung und Pflege des Schriftgutes
- Schreibarbeiten der Geschäftsführer.
- Vor und Nachbearbeitung von Sitzungen –Telefon Konferenzen.
- Vor und Nachbereitung sowie Organisation von Dienstreisen.
- Terminkoordination, Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen von ad-hoc Aufgaben im Tagesgeschäft des Sekretariats.
- Unterstützen der Geschäftsleitung bei allen täglich anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Regelmäßiges Erledigen der Ablage.
- Erledigen der vorbereitenden Buchhaltung sowie Unterstützen der Personalabteilung bei der Zeiterfassung.
- Führen von detaillierten Protokollen bei Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen.
- Selbstständiges Übernehmen der Reiseplanung und -organisation.
- Organisieren und Verwalten der Ausgabe von Büromaterial.
- Empfangen und freundliches Begrüßen von Kunden.
- Eigenverantwortliches Einholen von Informationen.
- Verwalten und Überwachen des Budgets.
- Routiniertes Bearbeiten von Schadensfällen.
- Ordnungsgemäßes Erheben und Aufbereiten von Daten.
- Eigenverantwortliches Prüfen von Anträgen und Rechnungen.
- Verantworten und Begleiten von Projekten.
- Erstellen individueller Angebote für Kunden.
- Professionelles Verfassen von Geschäftsbriefen.
- Telefonisches und elektronisches Vereinbaren von Terminen.
- Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Besprechungen.
- Unterstützen des Teams bei vielfältigen administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
- Entgegennehmen von Kundenanfragen und Beantworten von Fragen.
- Nachverfolgen von Zahlungseingängen und Abbuchungen.
- Fördern der betriebsinternen Kommunikation durch Dialoge, Austausch und Vermittlung.
- Leiten der Umstrukturierung des Personals sowie Mentoring und Führung der Mitarbeiter.
- Koordinieren und Weiterentwickeln der Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmensalltag.
- Vermitteln von Visionen, Zielen und Unternehmensmission.
- Führen, Motivieren und Weiterentwickeln von Teams und Abteilungen.
- Entwickeln von Personal- und Arbeitsplänen.
- Überprüfen und Freigeben von Angeboten.
- Implementieren von Planungs- und Kontrollsystemen.
- Erschließen neuer Absatzmärkte anhand von Markt-, Trend- und Wettbewerbsbeobachtungen.
- Organisieren von Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.
- Aufrechterhalten der Mitarbeitermotivation durch Boni, soziale Events, Coachings.
- Repräsentieren des Unternehmens in der Öffentlichkeit auf Konferenzen, Messen und
- Delegieren von Aufgaben innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche und Abteilungen.
- Prüfen und Umsetzen der Strategien zur optimalen Ausschöpfung des Potentials.
Auslandsaufenthalt
privat
Spanien
2022.07 - 2022.10
Verwaltungsangestellte
Stadt Wiesloch
Wiesloch
2022.01 - 2022.06
- Verwaltung der BGS`s
- Erstellen von Negativzeugnissen der Stadt Wiesloch
- Stempelführung mit der Befugnis Negativzeugnisse zu beglaubigen
- Zweckverband Wiesloch –Walldorf: Organisation der Geschäftsstelle
- Vor und Nacharbeiten von Sitzungen Pressearbeit und Aktenführung
- Kooperation mit Beteiligteten
- Eigenverantwortliches Führen der Ablage.
- Annehmen und Bearbeiten von Beschwerden.
- Schreiben von Protokollen und Korrespondenz.
- Ordnungsgemäßes Verwalten von Akten und Dokumenten.
selbständig als Fachwirtin Immobilien
Immobilien Tonigold
Rauenberg
2021.03 - 2021.12
- Sämtliche organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Mietvertragsmanagement
- Planung und Durchführung von wirtschaftlichen Maßnahmen
- Digital-Onlinevermarktung
- Kasse
- Controlling
Leitung des Sekretariat/Prokura
Fenora GmbH
Mannheim
2017.03 - 2021.02
- Firmenüberblick: Fenora GmbH –Aufgabenschwerpunkte
- Koordinierung und Abstimmung von externen und internen Terminen
- Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Verwaltung und Pflege des Schriftgutes
- Schreibarbeiten für den Geschäftsführer
- Vor- und Nachbereitung sowie die Organisation von Dienstreisen
- Entgegennahme von Telefonaten
- Vor –und Nachbereitung von Sitzungen, Telefon –und Videokonferenzen, insb.
- Sicherstellung / Sitzungsservices
- Geschäftsleitungsschriftverker, dessen Verwaltung und Ablage
- Terminkoordination
- Reiseplanung und Reisekostenabrechnung für die Geschäftsleitung
- Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen
- Bernahme von ad-hoc-Aufgaben im Tagesgeschäft des Sekretariats
- Vertretung innerhalb des Teams
- Buchhaltung vorbereiten
- Kasse
- Kontaktpflege mit dem Steuerbüro und Banken
- Sachverhalte mit dem Steuerbüro und Banken klären
- Fenora GmbH –Aufgabenschwerpunkte
- Schnelles Abarbeiten aller anfallenden Aufgaben.
- Teilnehmen an Besprechungen und Meetings.
- Erledigen von administrativen Aufgaben.
- Schnelles Bearbeiten aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäftes.
- Erfolgreiches Mitarbeiten bei Projekten und Aufgaben.
- Beantworten von Fragen und freundliches Kommunizieren mit den Kunden.
- Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten.
- Effektives Ausführen der zugewiesenen Aufgaben.
- Annehmen von Telefonaten und Bearbeiten von E-Mails.
- Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Aufräumen des Arbeitsplatzes.
- Planen und Umsetzen von Projekten.
- Schnelles Weitergeben von relevanten Informationen.
- Sorgfältiges Ausfüllen der vorgegebenen Dokumente.
- Freundliches und kompetentes Ansprechen der Kunden.
- Professionelles Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen.
Assistenz und Unterstützung des Oberbauleiter
Bilfinger Hochbau
Karlsruhe
2016.12 - 2017.05
- Firmenüberblick: Bilfinger Hochbau Standort Ludwigshafen am Rhein und Standort Karlsruhe
- Vertrieb und Sonderwunschabwicklung
- Prüfung von Kaufverträgen bezüglich der Sonderwünsche.
- Direkte Zusammenarbeit mit den Käufer, Projektleiter und dem Oberbauleiter
- Berwachung der vorgegebenen Sonderwünsche der Käufer lt. Vorgabe
- Bemusterung von 170 Eigentumswohnungen
- Verantwortung von 30 Mio. (Ludwigshafen am Rhein)
- Bemusterung Reihenhäuser und DHH
- Verantwortung von 7 Mio. (Karlsruhe / Stutensee)
- Organisation von Bemusterungen für Austellungsräume und Mustercontainer
- Bemusterungslisten Standard bis Premium erstellen
- EP und VP Listen abfragen (beim Einkauf) und erstellen
- Sonderwunschkatalog für die Käufer erstellen
- Kalkulation und Bearbeitung von Kundenwünschen (Mehrpreis)
- Regelmäßige Kontrolle auf der Baustelle bezüglich Einbau der SoW
- Vorbereitung und Begleitung der Endabnahme
- Bilfinger Hochbau Standort Ludwigshafen am Rhein und Standort Karlsruhe
- Gewährleisten einer reibungslosen internen und externen Kommunikation.
- Organisieren der Dienstreisen und Kundenbesuche.
- Koordinieren sowie Vor- und Nachbereiten von Meetings.
- Selbstständiges Überprüfen von Rechnungen.
- Mitwirken bei der Business- und Budgetplanung.
- Sicherstellen einer vollständigen, korrekten und termingerechten Bearbeitung aller übertragenen Aufgaben.
- Koordinieren von Terminen und Reisen für die Geschäftsführung.
- Bearbeiten der Post und des E-Mail-Verkehrs.
- Organisieren und Führen von Baubesprechungen sowie Durchführen von Vertragsverhandlungen und Konfliktlösungen.
- Unterstützen der Bauleiter bei anspruchsvollen und komplexen Projekten.
- Koordination der Schulungen für die Bauteams zu den standortspezifischen Anforderungen, Techniken und Verfahren.
- Kosteneinsparung durch die Kontrolle kostengünstiger Materialien, Materialkostenvoranschlägen und Massangaben.
Assistenz des Niederlassungsleiters
Tommel Gebäudebetreuung GmbH
St.Leon-Rot
2013.12 - 2016.11
- Firmenüberblick: Niederlassung Rhein-Neckar St.Leon-Rot
- Erster Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
- Aktiver Telefonverkauf/Telefonakquise
- Selbständige Erfassung, Prüfung und Bestätigung von Aufträgen
- Terminüberwachung von Aufträgen
- Sachliche und fachliche Klärung von Anfragen
- EDV-unterstützte Angebotsbearbeitung
- Angebotskalkulation und Angebotsverfolgung nach Vorgabe
- Bearbeitung und Abwicklung von Reklamationen
- Regelmäßiger Kontaktaustausch mit Firmen und dem Produktmanagement
- Anlegen und Pflegen von EDV-Stammsätzen (Kundeninformationen usw.)
- Niederlassung Rhein-Neckar St.Leon-Rot
Fachwirtin Immobilen Büroleitung
Immobilien Tonigold/Inhaber
Wiesloch
1992.09 - 2013.11
- Erledigen von administrativen Aufgaben.
- Teilnehmen an Besprechungen und Meetings.
- Regelmäßiges und pünktliches Erscheinen am Arbeitsplatz.
- Annehmen von Telefonaten und Bearbeiten von E-Mails.
- Erfolgreiches Mitarbeiten bei Projekten und Aufgaben.
- Professionelles Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen.
- Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten.
- Abstimmen, Koordinieren und Umsetzen von Aufgaben.
- Schnelles Weitergeben von relevanten Informationen.
- Schnelles Abarbeiten aller anfallenden Aufgaben.
- Schnelles Bearbeiten aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäftes.
- Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Aufräumen des Arbeitsplatzes.
- Beantworten von Fragen und freundliches Kommunizieren mit den Kunden.
- Schnelles und genaues Erledigen der Aufgaben sowie vorausschauendes und präzises Planen für kommende Projekte.
- Sorgfältiges Ausfüllen der vorgegebenen Dokumente.
- Effektives Ausführen der zugewiesenen Aufgaben.
Assistentin der Geschäftsleitung
I & V Immobilien und Bauträger GmbH
Wiesloch
1988.01 - 1992.08
- Empfang und Betreuung von Kunden, Vertriebspartner und Geschäftspartner
- Erledigung der kompletten Büroorganisation unter anderem die Reiseplanung, die Ablage, die Erstellung von Präsentationen
- Führen von Fristenkalender mit Widervorlagen
- Kontaktpflege mit Kunden und Unterstützung von Mitarbeiter
- Vorbereitung von Verträgen
- Vermietung und Verkauf von Objekten
- Personalplanung
- Personalsicherung
- Urlaubsregelung abstimmen AN/GF
- Buchhaltung vorbereiten
- Controlling
- Kasse
- Kommunizieren mit internen und externen Stakeholdern.
- Aktualisieren und Aufrechterhalten vertraulicher Dateien und Dokumente.
- Durchführen von Recherchen für diverse Projekte.
- Sicherstellen eines effizienten Ablaufs aller administrativen und organisatorischen Prozesse im Tagesgeschäft.
- Erledigen von Bürotätigkeiten sowie telefonischer und schriftlicher Korrespondenz.
- Routiniertes Organisieren von Meetings und Veranstaltungen.
- Professionelles Empfangen von Besuchern und Repräsentieren des Unternehmens.
- Unterstützen der Unternehmensführung bei der Budgetplanung und -kontrolle.
- Prüfen eingehender Berichte, Vorschläge und anderer Dokumente.
- Strukturiertes Organisieren von Besprechungen, Sitzungen und sonstigen Veranstaltungen.
Ausbildung
Dipl. Betriebswirt (FH) - Management, Personal und Rechnungswesen
Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Ludwigshafen Kompetenzen
- MS-Office, Outlook, Excl und PowerPoint
- Diskretes Auftreten
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Organisationsstärke
- Hohe Diskretion
- Termin- und Büromanagement
- Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten
- Problem-Solving
- Office-Management
- Digitalisierungs-
- kompetenz
- Starke Kunden- und Serviceorientierung
- Teamarbeit
- Profunde Kenntnisse im Bereich Datenpflege
- Kalenderverwaltung
- Profunde Sharepoint-Kenntnisse
- Datev
- Gutes Zeitmanagement
- Vorausschauendes Denken
- Selbstständiges Arbeiten
- Interkulturelle und soziale Kompetenz
- Eigeninitiative
- Stressresistenz
- Dokumentenmanagement
- Effizientes Multitasking
- Lösungsorientierte Arbeitsweise
- Technische Kompetenz
- Herausragende Zuverlässigkeit
- Bewiesene Führungsfähigkeiten
- Ausgeprägtes Kommunikationstalent
- Verantwortungsbewusstsein
- Hervorragendes Planungs- und Organisationstalent
- Starke analytische Fähigkeiten
- Planungs- und Organisationstalent
- Motivationsfähigkeit
- Strategische und Operative Steuerung
- Unternehmerischer Sachverstand
- Digitalkompetenz
- Personalmanagement
- Motivierende Ansprache
- Emotionale Intelligenz
- Führungskompetenz
- Proaktives Denken und Handeln
- Verhandlungsgeschick
- Strategisches Denken
- Sehr gute Netzwerkfähigkeiten
- Kooperativer Führungsstil
- Erstklassiger Kundenservice
- Digital Leadership
- Adaptionsfähigkeit
- Ausgeprägte Selbstdisziplin
- Gutes Durchsetzungsvermögen
- Betriebswirtschaft
- Mitarbeiterführung
- Fundierte Fertigkeiten im Bereich Vertragswesen
- Souveränes Auftreten und Verhandlungsgeschick
- Gute Marketingkenntnisse
- Ausgeprägte Sozialkompetenz
- MS-Office
- Networking
- Sachbearbeitungserfahrung
- Ausgesprochenes Organisationstalent
- Sicherer Umgang mit digitalen Medien
- Tiefes Verständnis von Kostenoptimierung
- Compliance-Bewusstsein
- Profundes Wissen im Projektmanagement
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Fortgeschritten (B1)
B1
Hobbys
- Golfen
- Wandern
Benutzerdefiniert
1983-01
Zeitleiste
Chefsekretärin/Büromanagement
SSV Architekten BDA
2022.11 - 2026.04
Auslandsaufenthalt
privat
2022.07 - 2022.10
Verwaltungsangestellte
Stadt Wiesloch
2022.01 - 2022.06
selbständig als Fachwirtin Immobilien
Immobilien Tonigold
2021.03 - 2021.12
Leitung des Sekretariat/Prokura
Fenora GmbH
2017.03 - 2021.02
Assistenz und Unterstützung des Oberbauleiter
Bilfinger Hochbau
2016.12 - 2017.05
Assistenz des Niederlassungsleiters
Tommel Gebäudebetreuung GmbH
2013.12 - 2016.11
Fachwirtin Immobilen Büroleitung
Immobilien Tonigold/Inhaber
1992.09 - 2013.11
Assistentin der Geschäftsleitung
I & V Immobilien und Bauträger GmbH
1988.01 - 1992.08
Dipl. Betriebswirt (FH) - Management, Personal und Rechnungswesen
Hochschule Ludwigshafen am Rhein