Ramona Baggerly
Oberhausen
Kurzprofil
Erfahrene Teamassistenz mit Talent für die Koordination von Terminen, das Management von Büromaterialien und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Meine Professionalität trägt maßgeblich dazu bei, den täglichen Betrieb der Abteilung reibungslos zu gestalten. Ich bin versiert im Umgang mit verschiedenen Projektmanagement-Tools und habe eine nachgewiesene Erfolgsbilanz in der Verbesserung der Büroeffizienz. Ich freue mich darauf, Ihr Team zu unterstützen. Mit meiner Vielseitigkeit und meinem ausgeprägten Organisationstalent bin ich der Schlüssel, der Ihr Team zum Erfolg führen kann. Von der Planung bis zur administrativen Unterstützung möchte ich Ihren Mitarbeitern in Zukunft als Teamassistent mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Übersicht
39
39
years of professional experience
3
3
years of post-secondary education
Berufserfahrung
Teamassistenz Kernkompetenz Technology
Fraunhofer Institut Duisburg
2025.04 - heute
- Planung und Vorbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland, inklusive Reisebuchung und -abrechnung. Nach BRKG (Öffentlicher Dienst)
- Unterstützung bei der Kostenzuordnung auf Projekte.
- Redaktionelle
- Bearbeitung von Textdokumenten und Erstellung von Präsentationen.
- Koordination und effiziente Terminverwaltung sowie Empfang von externen Besuchern.
- Sporadisches Veranstaltungsmanagement für Kundenworkshops und interne Konferenzen, einschließlich Einladung, Catering-Auswahl und Nachbereitung.
- Souveräne interne und externe Korrespondenz.
- Pflege digitaler Ablagen und Verzeichnisse zur Sicherstellung der
- Bersicht und Wiedervorlagen
- Pflegen und kontinuierliches Aktualisieren von Datenbanken.
- Planen und Organisieren von Teammeetings via Zoom.
- Aktives Unterstützen bei der Projektverwaltung.
- Professionelles Verwalten der Korrespondenz.
- Organisieren von Besprechungen und Events.
- Übernehmen von klassischen Sekretariatsaufgaben, wie beispielsweise Schreibarbeiten, Bearbeiten von Dokumenten oder allgemeine Verwaltungsaufgaben.
- Unterstützen des Teams bei der Buchung von Geschäftsreisen sowie der anschließenden Reisekostenabrechnung.
- Selbstständiges Koordinieren von internen und externen Terminen.
- Freundliches Empfangen und Betreuen von Klienten, Partnern und [Typ].
- Organisieren und Beaufsichtigen von Firmenveranstaltungen und Events.
Sekretariat
Befesa Zinc Duisburg Angerhausen
2021.04 - 2025.03
- Terminüberwachung und Reiseorganisation, GF und Mitarbeiter
- Kurierdienste verwalten und buchen, (Fedex, DHL)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Post, Aktenablage, Schrift- und Telefonverkehr in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Planung und Bereitstellung von Catering
- Kommunikation und Abstimmung mit internen sowie externen Kontakten
- Rechnungsvorerfassung in Navision
- Dokumentenablage in DocuWare
- Terminkoordination und
- Berwachung der medizinischen Betriebsuntersuchung
- Terminüberwachung und Pflege der Qus und ASA- Sitzung
- Verwaltung von Corona Schutzmaßnahmen
- Professionelles Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen.
- Beantworten von Fragen und freundliches Kommunizieren mit den Kunden.
- Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten.
- Effektives Ausführen der zugewiesenen Aufgaben.
- Erledigen von administrativen Aufgaben.
- Schnelles und genaues Erledigen der Aufgaben sowie vorausschauendes und präzises Planen für kommende Projekte.
- Annehmen von Telefonaten und Bearbeiten von E-Mails.
Verwaltungsangestellte
Oschatz Energy and Environment GmbH
Essen
2020.02 - 2021.03
- Terminüberwachung und Reiseorganisation
- Kurierdienste verwalten und buchen (Go Services, DHL)
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Post, Aktenablage, Schrift- und Telefonverkehr in deutscher und englischer Sprache
- Allgemeine Reisekostenabrechnung der GF
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Einpflegen von projektbezogenen Stundenrückmeldungen
- Erstellen von Präqualifikation bei Ausschreibungen
- Planung und Bereitstellung von Catering
- Kommunikation und Abstimmung mit internen sowie externen Kontakten
- Freischalten und Verwalten von Besucherkarten
- Verwaltung von Corona Schutzmaßnahmen
- Tägliches Bearbeiten des Postein- und ausgangs.
- Annehmen und Bearbeiten von Beschwerden.
- Professionelles Kommunizieren mit Kunden und Lieferanten.
- Durchführen von Recherchearbeiten.
- Organisieren des Büromaterials und Aufgeben von Bestellungen.
- Schreiben von Protokollen und Korrespondenz.
- Überwachen von vorgegebenen Fristen und Terminen.
- Entgegennehmen von Anrufen und Bearbeiten von E-Mails.
- Selbstständiges Erstellen von Brief- und Textentwürfen.
- Verwalten von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
- Verantworten von Meetings inklusive Erstellen von Agenden, Einladungen und Unterlagen.
Mitarbeiterin / Concierge Service für hochwertige Büroimmobilien
Carter Benson
Düsseldorf
2018.05 - 2020.01
- Empfang, Anmeldung und Betreuung von Besuchern, Dienstleistern
- Kurierdienste verwalten und buchen (Go Services, DHL)
- Administrative Tätigkeiten
- Postbearbeitung
- Bedienung der Telefonanlage
- Administration der nationalen und internationalen Korrespondenz
- Prüfung und Buchung der Eingangsrechnungen
- Weiterleiten eingehender E-Mails und Nachrichten an den Gast/Kunden.
- Sicheres Erteilen von Auskünften und Informationen.
- Qualifiziertes Weitergeben persönlichen Fachwissens an die Gäste.
- Vermitteln von Restaurant-Reservierungen.
- Freundliches Begrüßen von Kunden und Gästen.
- Enges Zusammenarbeiten mit dem Empfang und der Guest Relations.
- Tatkräftiges Unterstützen der Hausleitung bei organisatorischen Aufgaben.
- Fachgerechtes Betreuen und Bewirten von Gästen.
- Entgegennehmen und Bearbeiten von Reservierungen, Stornierungen und Änderungen.
- Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten sowie E-Mail-Korrespondenz.
Front Office Manager
Sanvartis GmbH
Duisburg
2013.11 - 2017.10
- Verwaltung eines Gesundheitscenters, zuständig für die Standorte Duisburg und Berlin
- Allgemeine Administration und Korrespondenz
- Unterstützung der Personalabteilung im Bewerbungsverfahren
- Kassenbuch und Rechnungsvorbereitung, Postbearbeitung
- Bestellung von Büromaterial, Büroeinrichtung Koordination
- Prüfung und Buchung der Eingangsrechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltung
- Empfang sowie Anmeldung von nationalen und internationalen Gästen
- Bedienung der Telefonzentrale
- Organisation des Catering
- Reisekostenabrechnung (GF)
- Enges Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen wie Housekeeping, Back-Office und Sales.
- Professionelles Managen von Gästebeschwerden.
- Korrektes Erstellen von Rechnungen.
- Leiten, Betreuen und Motivieren des Front-Office-Teams.
- Freundliches Empfangen von Gästen.
- Entgegennehmen und Weiterleiten von Wünschen und Anregungen der Kunden.
- Professionelles Entgegennehmen und Weiterleiten von Anrufen.
- Verwalten der Telefonzentrale sowie des E-Mail-Verkehrs.
- Überwachen des Gebäudezugangs.
- Repräsentieren des Unternehmens nach innen und außen.
- Annehmen von Anrufen und Weiterleiten an die entsprechenden Abteilungen.
- Annehmen und Weitergeben von Post und Paketen.
- Souveränes Behandeln von Beschwerden und Anliegen.
Sachbearbeiterin / Teilzeit
Sutter Verlag
Essen
2008.11 - 2010.06
- Qualifizierte Unterstützung für das Online-Bestellsystem für die Fachbereiche: Großraumkunden Messe, Köln und Düsseldorf
- Bearbeitung von Ausstelleranfragen zum Messeportal, (Web-Shop) Vermarktung von Einträgen in Messekatalogen, Ausstellerakquisition
- Potentialanalyse, Adressenrecherche
Stuhlassistenz - Schwangerschaftsvertretung
Dr. James Williams Mt. Morris
Mt. Morris
1995.12 - 2008.08
- Konservierende und prothetische Versorgung
- Warenannahme und Bestellung
- Terminvergabe
- Patientenbetreuung
Verwaltung und Organisation einer Zahnarztpraxis
Dr. I. Simo Fleischhauer
Frankfurt am Main
1994.01 - 1995.12
- Quartalsabrechnung, Patientenaufnahme, Terminkoordination
- Erstellen von Kostenvoranschlägen
- Allgemeine Administration und Korrespondenz
Zahnarzthelferin Stuhlassistenz
Dr. Hajo Van der Veen
Oberhausen
1986.06 - 1993.12
- Konservierende, chirurgische und prothetische Versorgung
- Sterilisation von Instrumenten
- Verwaltungstätigkeiten
Ausbildung
Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachhelferin - Chirurgie, Mund und Kieferkrankheiten
Ev.-Krankenanstalten
Duisburg 1982.08 - 1985.08
Kompetenzen
- Gut
- Effizientes Multitasking
- Problemlösungsfähigkeiten
- Planungs- und Organisationstalent
- Gewissenhaftes, strukturiertes Arbeiten
- Fähigkeit Verantwortung zu übernehmen
- Hohe soziale und interkulturelle Kompetenz
- Interkulturelle Kompetenz
- Hohes Maß an Belastbarkeit
- Empathie
- Proaktives Denken und Handeln
Sprachen
Englisch
Ungarisch
Benutzerdefiniert
- 01/01/97, 01/01/99, American Woman’s Association, Aktive Helferin, Spendenaktion für Kinderheime., Führungen von Sponsoren durch verschiedene Kinderheime., AIDS-Hilfe, Nairobi Kenia.
- 01/01/97, 01/01/99, UNIASC, United Nation Inter-Active-Spouse-Club, News Editor, Verfassung und Gestaltung von UNIASC - Newsletter, Nairobi Kenia.
Zeitleiste
Teamassistenz Kernkompetenz Technology
Fraunhofer Institut Duisburg
2025.04 - heute
Sekretariat
Befesa Zinc Duisburg Angerhausen
2021.04 - 2025.03
Verwaltungsangestellte
Oschatz Energy and Environment GmbH
2020.02 - 2021.03
Mitarbeiterin / Concierge Service für hochwertige Büroimmobilien
Carter Benson
2018.05 - 2020.01
Front Office Manager
Sanvartis GmbH
2013.11 - 2017.10
Sachbearbeiterin / Teilzeit
Sutter Verlag
2008.11 - 2010.06
Stuhlassistenz - Schwangerschaftsvertretung
Dr. James Williams Mt. Morris
1995.12 - 2008.08
Verwaltung und Organisation einer Zahnarztpraxis
Dr. I. Simo Fleischhauer
1994.01 - 1995.12
Zahnarzthelferin Stuhlassistenz
Dr. Hajo Van der Veen
1986.06 - 1993.12
Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachhelferin - Chirurgie, Mund und Kieferkrankheiten
Ev.-Krankenanstalten
1982.08 - 1985.08