Sarah Claren

• Kalender- und Terminmanagement:Koordination von internen und externen Terminen
  Priorisierung und Überwachung von Kalendern der Führungskraft
  Vorbereitung von Tages- und Wochenübersichten
  
• Reiseplanung & -organisation:Buchung von Flügen, Hotels, Transfers (national & international)
  Erstellung detaillierter Reisepläne
  Visa-Anträge und Dokumentenvorbereitung
  Abwicklung der Reisekostenabrechnung
  
• Office-Management:Bestellung von Büromaterialien
  Verwaltung von Konferenzräumen
  Koordination von Dienstleistern (Caterer, Techniker etc.)
  

• Interne & externe Kommunikation:Ansprechpartner für Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter
  Eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
  Entwurf und Lektorat von Briefen, E-Mails, Präsentationen
  
• Informationsmanagement:Erfassung und Aufbereitung von Informationen
  Erstellung von Entscheidungsvorlagen
  Protokollführung bei Meetings
  Nachbereitung von Besprechungen inkl. To-Do-Listen
  

• Projektunterstützung:Erstellung von Projektplänen
  Überwachung von Meilensteinen und Deadlines
  Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings
  
• Eventorganisation:Planung von internen und externen Veranstaltungen
  Budgetplanung und Abrechnung
  Gästelistenverwaltung
  Auswahl und Koordination von Dienstleistern
  

• Reisekostenmanagement:Erstellung von Reisekostenabrechnungen
  Prüfung von Abrechnungen auf Richtigkeit
  Einhaltung von Compliance-Vorgaben
  
• Budgetüberwachung:Unterstützung bei der Budgetplanung
  Überwachung von Kosten und Ausgaben
  Erstellung von Auswertungen und Reportings
  

• Verwaltung sensibler Dokumente (Verträge, Personalunterlagen)
• Diskrete Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Übernahme von Ad-hoc-Projekten

• Vor- und Nachbereitung von Präsentationen
• Recherche zu aktuellen Themen und Markttrends
• Unterstützung bei privaten Terminen oder Anfragen (je nach Bedarf der Führungskraft)

• Koordination und Überwachung von Terminen im Nachlassmanagement
• Pflege von Kunden- und Nachlassakten (elektronisch und physisch)
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Nachlassbearbeitungen
• Protokollierung von Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben

• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Erben, Nachlasspflegern, Notaren und Behörden
• Entwurf und Versand von Standard- und Individualanschreiben
• Bearbeitung eingehender Anfragen zu Nachlassfällen
• Kommunikation mit internen Fachabteilungen (z. B. Compliance, Legal)

• Sichtung und Prüfung von Erbscheinen, Vollmachten, Testamenten und anderen Nachweisdokumenten
• Verwaltung und Archivierung vertraulicher Unterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Nachlassverzeichnissen
• Vorbereitung von Unterlagen für juristische Prüfungen

• Unterstützung bei der Abwicklung von Bankkonten und Depots im Todesfall
• Vorbereitung von Auszahlungsaufträgen an Erben oder Nachlassverwalter
• Bearbeitung von Rechnungen und Gebühren im Rahmen der Nachlassabwicklung
• Überwachung von Zahlungsströmen und Dokumentation von Transaktionen

• Einhaltung von gesetzlichen und bankinternen Vorgaben (z. B. Geldwäschegesetz, Datenschutz)
• Unterstützung bei der Identifikation von Verdachtsfällen
• Prüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit und Gültigkeit gemäß rechtlicher Vorgaben
• Zusammenarbeit mit Compliance- und Rechtsabteilungen bei Sonderfällen

• Empathische Betreuung von Erben in sensiblen Situationen
• Information zu Abläufen und Prozessen im Nachlassmanagement
• Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Erbengemeinschaften
• Ansprechpartner für Rückfragen und Statusauskünfte

• Erstellung von Statistiken und Reports für interne Zwecke
• Pflege von internen Datenbanken und Systemen
• Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen im Nachlassmanagement
• Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten

Soll die Liste um Qualifikationen oder Soft Skills erweitert werden? 😊