Silvia Thelen
Herzogenrath
Kurzprofil
Motivierte und zielstrebige Fachkraft mit ausgeprägtem Blick für Details und umfassender Erfahrung in Büroorganisation, Fuhrparkmanagement, Reiseadministration und Facility-Management. Fundierte Kenntnisse in der Koordination und Abwicklung administrativer Prozesse, einschließlich Reisekostenabrechnung und Fuhrparkverwaltung. Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung.
Übersicht
2
2
Languages
23
23
years of post-secondary education
34
34
years of professional experience
Berufserfahrung
Front Desk Manager
Utimaco GmbH
Aachen
2022.12 - 2026.07
- Eigenständiges, lösungsorientiertes Handeln im administrativen Tagesgeschäft
- Zentrale Bearbeitung sämtlicher Anfragen über Outlook und Microsoft Teams (Deutsch/Englisch), inkl. HQ-Postfach
- Verantwortung für die Telefonzentrale und mehrsprachigen Kundenservice
- Organisation, Terminierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen
- Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen (u. a. EMEA Düsseldorf, Partnerday)
- Empfang und Betreuung nationaler sowie internationaler Besucher
- Ganzheitliche Organisation von Geschäftsreisen inkl. Abstimmung mit dem Reisebüro
- Prüfung, Abwicklung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
- Verantwortung für den Fuhrpark (30 Leasingfahrzeuge), inkl. Terminierung von Inspektionen, Wartungen und Reifenwechseln
- Schadenmanagement und Unfallmeldung an Versicherungen
- Leasingrückgaben inkl.
- Bergabeprotokollen
- Kontrolle und Abgleich von Kreditkartenabrechnungen (AirPlus) mit Belegen
- Prüfung und Freigabe von Rechnungen
- Erstellung und Bearbeitung von Bestellanforderungen in SAP
- Durchführung sämtlicher Bestellungen (Bürobedarf, Getränke, Catering etc.)
- Post- und Paketmanagement inkl. Wareneingang, Versandabwicklung und interner Verteilung
- Bernahme des Facility-Managements (seit 01.09.2023), inkl. Planung und Koordination von Instandsetzungsmaßnahmen
- Betreuung und Steuerung externer Dienstleister (Techniker, Handwerker, Lieferanten)
- Organisieren der täglichen Empfangsabläufe inklusive Terminabstimmung und Raumkoordination.
- Unterstützen bei der Vorbereitung von Besprechungen, Besucherterminen und internen Veranstaltungen.
- Bearbeiten von Posteingang, Kurierdiensten und allgemeiner Korrespondenz zuverlässig und fristgerecht.
- Sicherstellen eines professionellen ersten Eindrucks durch gepflegten und serviceorientierten Empfangsablauf.
- Anleiten neuer Kolleginnen und Kollegen im Empfangsbereich sowie Abstimmen von Vertretungen im Tagesgeschäft.
- Eigenständiges Entwickeln und Umsetzen kreativer Ideen, Konzepte und Lösungsansätze.
- Strukturiertes Priorisieren und termingerechtes Umsetzen von Aufgaben und Projekten.
- Gewissenhaftes Entgegennehmen von Telefonaten sowie Beantworten und Weiterleiten von E-Mails und Anfragen.
- Kontinuierliches Weiterbilden und gezieltes Ausbauen der eigenen fachlichen Kenntnisse und Kompetenzen.
- Engagiertes Mitwirken und Unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und Initiativen.
- Aktives Zusammenarbeiten und offenes Kommunizieren mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Verlässliches Erledigen administrativer Aufgaben und Sicherstellen geordneter Arbeitsabläufe.
- Repräsentieren des Unternehmens durch professionelles und souveränes Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
- Strukturiertes Koordinieren und termingerechtes Umsetzen von Aufgaben und Arbeitspaketen.
- Konstruktives Beteiligen an Teambesprechungen und gezieltes Einbringen von Ideen und Lösungsvorschlägen.
- Flexibles Reagieren auf wechselnde Anforderungen und kurzfristige Prioritäten im Tagesgeschäft.
- Sicheres und sachgerechtes Bedienen von arbeitsspezifischen Geräten und Arbeitsmitteln.
- Koordinieren eingehender Telefonate, E-Mails und Anfragen an interne Ansprechpartner.
- Steuern der Zutrittskontrolle und Ausstellen von Besucherausweisen nach geltenden Sicherheitsvorgaben.
- Empfangen und Betreuen von Gästen, Besuchern sowie externen Dienstleistern im Empfangsbereich.
Kaufmännische Büroangestellte
H+P Ingenieure
Aachen
2021.01 - 2022.11
- Verantwortung für die sorgfältige
- Berprüfung von Rechnungen sowie Verwaltung der Reisekostenabrechnungen und Kassenberichte
- Eigenständige Bearbeitung und Verwaltung von Bestellvorgängen, einschließlich der Bestellung von Büromaterialien und anderen benötigten Ressourcen.
- Professionelle Betreuung der Telefonzentrale, Annahme von Anrufen, Weiterleitung von Anfragen und Sicherstellung eines reibungslosen Kommunikationsablaufs.
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, inklusive der Koordination von Aufgaben und der Kommunikation mit Teammitgliedern und externen Partnern.
- Erfassen und Pflegen von Stammdaten, Ablage sowie Übersichten für laufende Verwaltungsvorgänge.
- Koordinieren von Terminen, Besprechungen und internen Abstimmungen mit Projekt- und Fachbereichen.
- Prüfen von Eingangsrechnungen, Belegen und administrativen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
- Professionelles Abwickeln der Korrespondenz.
- Präzise Erfassung und Pflege von Daten in Microsoft Excel und Word, einschließlich der Erstellung von Tabellen, Berichten und Dokumentationen.
- Tägliche Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz über Microsoft Outlook, einschließlich der Bearbeitung von Anfragen und der Organisation des Posteingangs.
- Sicherstellung der Aktualität und Richtigkeit von Daten in internen Systemen und Datenbanken, um eine effiziente Verwaltung und Nutzung von Informationen zu gewährleisten.
- Terminieren von Besprechungen, Baustellenterminen und internen Abstimmungen für Ingenieur- und Verwaltungsteams.
- Prüfen und Nachverfolgen von Rechnungen, Lieferscheinen und Belegen im kaufmännischen Tagesgeschäft.
- Pflegen von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten in den Bürounterlagen und Ablagestrukturen.
- Sauberes und zügiges Übertragen von Daten.
- Professionelles Managen des allgemeinen Schriftverkehrs.
- Eingeben und Aktualisieren von Daten EDV-Datenbanken.
- Aufbereiten und Bereitstellen von Unterlagen für die Büroleitung.
- Qualifiziertes Mitwirken in der operativen Personalarbeit.
- Eigenständiges Erledigen aller Verwaltungsaufgaben.
Kauffrau für Büromanagement
Fahrschule C. Schiefer GmbH
Aachen
2020.07 - 2020.12
- Eigenverantwortliche Leitung einer Filiale, inklusive Personal- und Geschäftsorganisation
- Buchhaltung: Führung des Kassenbuchs sowie Prüfung aller Kassenbücher der Filialen
- Korrespondenz und Klärung von Anliegen mit Kostenträgern im Zusammenhang mit Schülern mit Handicap
- Annahme und Verwaltung von Bargeldeinnahmen, Anmeldung von Fahrschülern zur Prüfung
- Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen
- Bilinguale Kundenbetreuung in Deutsch und Englisch
- Pflege und Verwaltung von Daten sowie Erstellung von Statistiken zur Geschäftsoptimierung
- Unterstützen bei der Organisation von Prüfungsunterlagen, Bescheinigungen und behördlichen Formularen.
- Ordnungsgemäßes Bearbeiten der Korrespondenz.
- Ersterfassen und Weiterleiten von Antragseingängen.
- Aktives Mitwirken bei Marketing- und Vertriebsaktionen.
Kauffrau für Büromanagement
ABS-Haustechnik
2018.04 - 2020.05
- Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung zur
- Buchen von Zahlungseingängen der Debitoren auf den Hausbanken
- Erstellung von Rechnungen basierend auf Montageaufwänden unter Nutzung des Mosalk-Programms
- Verantwortung für das Bestellwesen und die Materialbeschaffung
- Beireuung der Telefonzentrale und Koordination eingehender Anfragen
Kaufmännische Angestellte
E-quad Power Systems
2017.06 - 2018.02
- Vorbereitende Buchhaltung zur
- Bergabe an das Steuerbüro
- Bilinguale Kundenbetreuung in Deutsch und Englisch
- Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Teilnahme an und Durchführung von Telefonkonferenzen in englischer Sprache
Assistentin der Geschäftsführung
Klassmann Kaiser GmbH
2016.01 - 2017.05
- Erstellung von Rechnungen in Sage
- Kundenbetreuung sowie Organisation und Betreuung der Telefonzentrale
- Materialbeschaffung, -Verwaltung sowie umfassende Büroorganisation
Assistentin der Geschäftsführung und Vertriebsassistentin
Thermo-Star GmbH
2007.03 - 2015.06
- Organisation der Telefonzentrale sowie Kundenbetreuung und Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
- Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
- Planung, Vorbereitung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Materialbeschaffung, Verwaltung von Büromaterialien und allgemeine Büroorganisation
- Pflege und Betreuung eines Onlineshops über das System Plentymarkets
- Prüfung und Bearbeitung von Kreditorenrechnungen
Kaufmännische Angestellte
APS GmbH
1998.07 - 2005.06
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Betreuung der Telefonzentrale sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Terminkoordination, Planung und Buchung von Reisen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung und Mitorganisation von internen und externen Veranstaltungen
- Materialbeschaffung, Verwaltung und allgemeine Büroorganisation
Büroangestellte
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1994.02 - 1996.09
- Abwicklung von Retouren sowie Erstellung verschiedener Kostenvoranschläge
- Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen
- Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
Handelsfachpackerin
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1992.09 - 1994.01
- Kommissionierung von Waren gemäß Kundenaufträgen
- Vorbereitung und Verpackung von Sendungen für den nationalen und internationalen Versand
- Qualitätskontrolle der Ware vor dem Versand
- Erstellung von Versand- und Begleitdokumenten
- Unterstützung bei der Lagerverwaltung und Bestandskontrolle
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Warenausgang
Ausbildung
Kaufmännische Angestellte -
E-quad Power Systems
2017.06 - 2018.02
Assistentin der Geschäftsführung -
Klassmann Kaiser GmbH
2016.01 - 2017.05
Assistentin der Geschäftsführung und Vertriebsassistentin -
Thermo-Star GmbH
2007.03 - 2015.06
Kaufmännische Angestellte -
APS GmbH
1998.07 - 2005.06
Büroangestellte -
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1994.02 - 1996.09
Handelsfachpackerin -
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1992.09 - 1994.01
Handelsfachpackerin -
WZ-Tonträger
1990.01 - 1992.01
Fachoberschulreife -
Städt. Realschule HerzogenrathKohlscheid
Kompetenzen
- SAP
- Englisch
- MS Office
- Organisation
- Kundenbetreuung
- Sorgfalt & Genauigkeit
- Lösungsoriente Arbeitsweise
- Kreativität
- Entwicklungsbereitschaft
- Durchsetzungsvermögen
- Strukturierte Arbeitsweise
- Entscheidungsfähigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe
- Kritik- und Konfliktfähigkeit
- Stressresistenz
- Analytische Arbeitsweise
- Belastbarkeit
- Effizientes Zeitmanagement
- Freundliches Auftreten
- Kommunikationsstärke
- Motivation und Ausdauer
- Problemlösungskompetenz
- Verantwortungsbewusstsein
- Psychische Belastbarkeit
- Digitale Kommunikation
- Team- und Mitarbeiterführung
Benutzerdefiniert
Front Desk Manager
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Fortgeschritten (B1)
B1
Hobbys
- Sprachen lernen, Social Media, ehrenamtlich im Tierschutz, Spaziergang mit dem Hund, Gym: Zumba, etc
- Organisation und Planung von Veranstaltungen
Zeitleiste
Front Desk Manager
Utimaco GmbH
2022.12 - 2026.07
Kaufmännische Büroangestellte
H+P Ingenieure
2021.01 - 2022.11
Kauffrau für Büromanagement
Fahrschule C. Schiefer GmbH
2020.07 - 2020.12
Kauffrau für Büromanagement
ABS-Haustechnik
2018.04 - 2020.05
Kaufmännische Angestellte
E-quad Power Systems
2017.06 - 2018.02
Kaufmännische Angestellte -
E-quad Power Systems
2017.06 - 2018.02
Assistentin der Geschäftsführung
Klassmann Kaiser GmbH
2016.01 - 2017.05
Assistentin der Geschäftsführung -
Klassmann Kaiser GmbH
2016.01 - 2017.05
Assistentin der Geschäftsführung und Vertriebsassistentin
Thermo-Star GmbH
2007.03 - 2015.06
Assistentin der Geschäftsführung und Vertriebsassistentin -
Thermo-Star GmbH
2007.03 - 2015.06
Kaufmännische Angestellte
APS GmbH
1998.07 - 2005.06
Kaufmännische Angestellte -
APS GmbH
1998.07 - 2005.06
Büroangestellte
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1994.02 - 1996.09
Büroangestellte -
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1994.02 - 1996.09
Handelsfachpackerin
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1992.09 - 1994.01
Handelsfachpackerin -
Alpina Funk und Elektronik GmbH
1992.09 - 1994.01
Handelsfachpackerin -
WZ-Tonträger
1990.01 - 1992.01
Fachoberschulreife -
Städt. Realschule HerzogenrathKohlscheid