Stefanie Maier
München
Kurzprofil
Executive Assistant mit langjähriger Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Management-Support. Schwerpunkt auf komplexer Kalender- und Terminsteuerung, Reise- und Meetingmanagement sowie der Koordination interner und externer Stakeholder. Ergänzend Verantwortung als delegierte Site Managerin für einen Unternehmensstandort mit zwei angemieteten Etagen und Tiefgarage. Strukturiert, diskret und routiniert im Umgang mit hoher Termindichte und kurzfristigen Anforderungen.
Übersicht
2
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Languages
18
18
years of professional experience
Berufserfahrung
Executive Assistant und Delegierte Site Managerin
CompuGroup Medical
Martinsried
2025.01 - heute
- Eigenständige Unterstützung eines Senior Vice President im operativen Tagesgeschäft mit Fokus auf komplexes Kalender-, Termin-, Reise- und Meetingmanagement.
- Priorisierung und Koordination interner und externer Termine sowie vertraulicher und kurzfristiger Anfragen.
- Delegierte Site Managerin für den Standort Martinsried mit zwei angemieteten Etagen und Tiefgarage sowie 222 zugeordneten Mitarbeitenden.
- Verantwortung für standortbezogene Facility-Themen und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere Hausverwaltung, Hausmeister, Reinigung und Parkraummanagement.
- Koordination von Arbeitsplatzorganisation, Reparaturen, Instandhaltungs- und sonstigen infrastrukturellen Maßnahmen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.
VORSTANDSASSISTENZ
Conzeptas Assekuranzmakler AG
München
2023.07 - 2024.12
- Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsabläufen und -prozesssen.
- Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen.
- Abstimmung mit anderen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens wie beispielsweise der Personal- und Finanzabteilung.
- Einholung, Planung und Überwachung von Fristen, Terminen und Folgeterminen.
- Verfassung und Beantwortung von Geschäfts- und Fachbriefen sowie sonstiger Korrespondenz per Mail, Post oder Fax.
- Telefonische und schriftliche Beantwortung aller anfallenden Anfragen.
ASSISTENTIN DER LEITUNG VERTRIEBSKOORDINATION
R+V Allgemeine Versicherung AG
München
2018.01 - 2023.06
- Unterstützung und Entlastung der Abteilungsleitung durch Erledigung diverser Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung und [Art] Aufgabe.
- Planung, Organisation, Vorbereitung sowie Nachbereitung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung mit der Buchhaltung.
- Verwaltung und Koordination interner und externer Termine.
- Erledigung des Schriftverkehrs und Bearbeitung eingehender Nachrichten.
- Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen.
- Telefonische und schriftliche Beantwortung aller anfallenden Anfragen.
ASSISTENTIN DER BEZIRKSDIREKTOR EN UND VERTRIEBSUNTERSTÜTZER
R+V Allgemeine Versicherung AG
München
2014.03 - 2017.12
- Assistenz von 5 Führungskräften im Vertrieb und 5 Vertriebsunterstützenden.
- Aufbereitung von Produktionszahlen
- Terminkoordination, Organisation von Teammeetings
- Reiseplanung
- Prüfung und Anweisung von Lieferantenrechnungen
BEZIRKSLEITERIN LEBENSVERSICHERUNG IM AUSSENDIENST
R+V Lebensversicherung AG
Altötting
2009.08 - 2014.02
BEZIRKSLEITERIN SACHVERSICHERUNG IM AUSSENDIENST
R+V Allgemeine Versicherung AG
Altötting
2007.07 - 2009.07
SACHBEARBEITERIN IM INNENDIENST
Generali Versicherung AG
München
2006.07 - 2007.06
Ausbildung
VERSICHERUNGSKAUFFRAU - Versicherung
Allianz Versicherungs-AG
MünchenMITTLERE REIFE/ REALSCHULABSCHLUSS - Rechnungswesen
Realschule der Maria-Ward-Schulstiftung
AltöttingKompetenzen
- Effektives Arbeiten
- Microsoft Office
- Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Rechnungskontrolle
- Reisemanagement
- Strukturierte Arbeitsweise
- Teamunterstützung
- Gutes Zeitmanagement
- Ausgezeichnetes Organisationstalent
SPRACHEN
Deutsch: Muttersprache
Muttersprache
Englisch: Gute Kenntnisse
Fortgeschrittene Sprachverwendung (B1)
Zeitleiste
Executive Assistant und Delegierte Site Managerin
CompuGroup Medical
2025.01 - heute
VORSTANDSASSISTENZ
Conzeptas Assekuranzmakler AG
2023.07 - 2024.12
ASSISTENTIN DER LEITUNG VERTRIEBSKOORDINATION
R+V Allgemeine Versicherung AG
2018.01 - 2023.06
ASSISTENTIN DER BEZIRKSDIREKTOR EN UND VERTRIEBSUNTERSTÜTZER
R+V Allgemeine Versicherung AG
2014.03 - 2017.12
BEZIRKSLEITERIN LEBENSVERSICHERUNG IM AUSSENDIENST
R+V Lebensversicherung AG
2009.08 - 2014.02
BEZIRKSLEITERIN SACHVERSICHERUNG IM AUSSENDIENST
R+V Allgemeine Versicherung AG
2007.07 - 2009.07
SACHBEARBEITERIN IM INNENDIENST
Generali Versicherung AG
2006.07 - 2007.06
MITTLERE REIFE/ REALSCHULABSCHLUSS - Rechnungswesen
Realschule der Maria-Ward-Schulstiftung
VERSICHERUNGSKAUFFRAU - Versicherung
Allianz Versicherungs-AG