Stephanie Fischer
Leipzig
Kurzprofil
Mit einer sorgfältigen, gut strukturierten Arbeitsweise bringe ich mich aktiv in administrative Abläufe ein, sei es in der Erstellung von Dokumenten, der Pflege von Stammdaten oder der Unterstützung bei Onboarding-Prozessen. Durch erste Einblicke in arbeitsrechtliche Grundlagen und interne HR-Systeme konnte ich ein wachsendes Verständnis für effiziente, regelkonforme Abläufe entwickeln. Mein Ziel ist es, Teams zu entlasten, Mitarbeitenden ein positives Erlebnis zu bieten und HR-Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Übersicht
2
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Languages
1
1
Certification
17
17
years of professional experience
Berufserfahrung
Personalsachbearbeiterin
Saxonia Catering GmbH & Co. KG
Leipzig
2024.01 - 2026.07
- Pflegen der Personalstammdaten sowie Prüfen der vollständigen Unterlagen für Küchen- und Servicekräfte.
- Erstellen von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen und Bescheinigungen nach Vorgabe.
- Bearbeiten von Ein- und Austritten inklusive Fristenkontrolle und sorgfältiger Dokumentation.
- Koordinieren der Zeiterfassung und Klären von Abweichungen mit den jeweiligen Einsatzbereichen.
- Prüfen von Fehlzeiten, Urlaubsansprüchen und Krankmeldungen sowie Weiterleiten relevanter Informationen.
- Anlegen und Aktualisieren von Personalakten unter Beachtung der Datenschutz- und Aufbewahrungsvorgaben.
- Kommunizieren mit Mitarbeitenden zu personalrelevanten Fragen im laufenden Catering- und Betriebsalltag.
- Bearbeiten aller administrativen Aufgaben im Personalbereich.
- Schreiben von Zwischenzeugnissen und Berichten über die Mitarbeiter des Unternehmens.
- Sorgfältiges Überwachen der Zeiterfassungssysteme.
- Organisieren und Vorbereiten von Bewerbungsgesprächen für ausgewählte Kandidaten.
- Verwalten der Urlaubs- und Krankheitszeiten.
- Ordnungsgemäßes Führen von Personalakten.
- Erstellen von Zeugnissen und Bescheinigungen und Durchführen von Vertragsänderungen.
- Betreuen der Mitarbeiter und Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.
- Regelmäßiges Aktualisieren der Mitarbeiterdaten.
- Pflegen der Mitarbeiterstammdaten.
- Erstellen und Verwalten von Arbeitsverträgen.
- Überwachen von Fristen und Gültigkeiten von Ausweisen, Bescheinigungen und weiteren Nachweisen.
- Prüfen eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit und formale Gültigkeit vor der weiteren Bearbeitung.
- Erinnern zuständiger Stellen an auslaufende Fristen und erforderliche Folgeunterlagen.
- Abgleichen von eingereichten Dokumenten mit geltenden Vorgaben und internen Prüfkriterien.
- Nachverfolgen offener Vorgänge bis zum fristgerechten Eingang fehlender Nachweise.
- Vorbereiten von Übersichten zu anstehenden Verlängerungen und ablaufenden Gültigkeiten.
- Koordinieren von Rückfragen mit internen Ansprechpartnern bei unklaren oder fehlerhaften Angaben.
Assistenz der Teamleitung
Grant Thornton
Leipzig
2023.06 - 2024.01
- Koordinieren von Terminen, Besprechungsräumen und Kalenderabstimmungen für die Teamleitung.
- Bearbeiten eingehender Anfragen sowie Weiterleiten an zuständige Ansprechpartner innerhalb des Teams.
- Pflegen von Dokumenten, Ablagestrukturen und vertraulichen Unterlagen gemäß internen Vorgaben.
- Erstellen von Protokollen, To-do-Listen und Nachverfolgungen aus Meetings und Abstimmungen.
- Koordinieren sowie Vor- und Nachbereiten von Meetings.
- Erstellen von Ausgangsrechnungen auf Basis freigegebener Leistungsnachweise und Vertragsdaten.
- Versenden von Rechnungen per E Mail oder Post unter Einhaltung der jeweiligen Fristen.
- Pflegen von Rechnungsstammdaten sowie Aktualisieren von Adress und Zahlungsinformationen.
- Prüfen von Auftragsdaten auf Vollständigkeit, Plausibilität und korrekte Zuordnung.
- Pflegen von Auftragsinformationen und Änderungen in der laufenden Bearbeitung.
- Koordinieren von Terminen, Rücksprachen und Fristen im laufenden Tagesgeschäft.
- Vorbereiten von Besprechungen inklusive Agenda, Unterlagen und Nachverfolgung offener Punkte.
- Erfassen und Aktualisieren von Stammdaten, Vorgängen und internen Übersichten.
- Abstimmen organisatorischer Abläufe mit internen Schnittstellen zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse.
Kaufmännische Sachbearbeiterin
Swiss Life Service GmbH
Leipzig
2020.01 - 2023.05
- Prüfen und Erfassen von Stammdaten, Vertragsänderungen und eingehenden Unterlagen mit hoher Sorgfalt.
- Bearbeiten von Reklamationen und Sonderfällen unter Einhaltung interner Vorgaben und serviceorientierter Abläufe.
- Einarbeiten neuer Kolleginnen und Kollegen in administrative Abläufe und typische Serviceprozesse.
- Planen, Organisieren und Überwachen betrieblicher Prozesse.
- Erfassen von Rückläufern mit unklarer Anschrift und Weiterleiten zur Adressklärung.
- Prüfen von Reklamationsfällen auf Vollständigkeit, Plausibilität und vertragliche Grundlagen.
- Dokumentieren von Beschwerdeverläufen und Rückmeldungen im jeweiligen Bearbeitungsstatus.
- Formulieren von Antwortschreiben unter Berücksichtigung von Kulanz, Fristen und Vorgaben.
- Begleiten eskalierter Fälle bis zur abschließenden Rückmeldung an die betroffenen Kundinnen und Kunden.
- Unterstützen neuer Kolleginnen und Kollegen bei Bearbeitungsstandards und Qualitätssicherung im Beschwerdemanagement.
- Prüfen von Anerkennungsanträgen auf formale Vollständigkeit und Einhaltung interner Vorgaben.
- Abstimmen von Anerkennungsfällen mit Fachbereichen und zuständigen Prüfstellen bei unklarer Sachlage.
- Bearbeiten von Rückfragen und Nachforderungen während laufender Anerkennungsprozesse.
- Unterstützen neuer Kolleg:innen bei der sachgerechten Anwendung von Prüf- und Entscheidungsrichtlinien.
- Sorgfältiges Erfassen, Ausfüllen und Verwalten relevanter Dokumente und Unterlagen.
- Erstellen von Fragebögen zur Erfassung von Gesundheitsangaben für Berufsunfähigkeitsversicherungen.
- Abstimmen von Fragebogeninhalten mit Fachabteilungen bei Änderungen in Tarifen oder Annahmerichtlinien.
- Anpassen bestehender Fragebögen an neue Leistungsbausteine und versicherungsrelevante Vorgaben.
- Prüfen von Berufsunfähigkeitsanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und versicherungsrelevante Angaben.
- Bearbeiten von Leistungsfällen unter Berücksichtigung medizinischer Unterlagen und vertraglicher Bedingungen.
- Erstellen von Entscheidungsgrundlagen für Leistungszusagen, Nachfragen oder Ablehnungen.
- Analysieren von Gesundheitsangaben und Berufsbeschreibungen zur risikogerechten Einschätzung des Versicherungsschutzes.
- Einarbeiten neuer Mitarbeiter in Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Qualitätsstandards.
- Erklären von Arbeitsprozessen sowie Prüfen des sicheren Umgangs mit internen Vorgaben.
- Begleiten neuer Mitarbeiter in den ersten Einsatzwochen und Beantworten fachlicher Rückfragen.
- Dokumentieren von Einarbeitungsschritten und offenen Lernfeldern für die weitere Entwicklung.
- Kompetentes und lösungsorientiertes Bearbeiten von Kundenanliegen, Anfragen und Reklamationen.
Kundenbetreuerin
UniCredit
Leipzig
2018.08 - 2019.11
- Unterstützen bei Kontoeröffnungen, Kartenanträgen und Änderungen an bestehenden Kundenstammdaten.
- Mitwirken an der Einarbeitung neuer Kolleginnen durch Weitergeben von Abläufen und Serviceprozessen.
- Dokumentieren aller Kundenkontakte und -anliegen in Kundendatenbanken.
- Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen.
- Sachliches Aufnehmen von Beschwerden und Lösen von Problemen.
- Professionelles Bearbeiten von Reklamationen und Beschwerden.
- Fachgemäßes Überprüfen von Reklamationen und Guthabenerstattungen.
Kundenbetreuerin
PayPal
Leipzig
2015.08 - 2018.08
- Bearbeiten von Anfragen zu Konten, Karten und Onlinebanking im persönlichen und telefonischen Kontakt.
- Erfassen und Nachverfolgen von Serviceaufträgen unter Einhaltung bankinterner Abläufe und Fristen.
- Koordinieren von Rückmeldungen zwischen Kundenservice, Fachbereichen und angeschlossenen Servicestellen.
- Sicherstellen eines professionellen Beschwerdemanagements durch lösungsorientierte, sorgfältige Fallbearbeitung.
- Dokumentieren aller Kundenkontakte und -anliegen in Kundendatenbanken.
- Verhandlungssicheres Führen von Beratungsgesprächen.
- Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen.
- Betreuen von Teilnehmern vor, während und nach Schulungsmaßnahmen bei fachlichen Rückfragen.
- Anleiten neuer Mitarbeitender und unterstützender Kräfte in standardisierten Trainingsabläufen.
- Erstellen von einfachen Schulungsunterlagen, Arbeitsblättern und begleitenden Informationsmaterialien.
- Abstimmen von Schulungsinhalten mit internen Fachstellen zur Sicherstellung einheitlicher Lernstandards.
- Geben von Feedback und Durchführen von Coachings.
- Durchführen von Telefon- und Verkaufstrainings.
Kundenbetreuerin
Aborri.com
Leipzig
2009.06 - 2011.08
- Aktives Zusammenarbeiten und offenes Kommunizieren mit Kollegen und Vorgesetzten.
- Verlässliches Erledigen administrativer Aufgaben und Sicherstellen geordneter Arbeitsabläufe.
- Bearbeiten von Beschwerden und Reklamationen unter Einhaltung definierter Serviceprozesse.
- Analysieren wiederkehrender Beschwerdegründe und Ableiten fachlicher Verbesserungsmaßnahmen.
- Koordinieren der Abstimmung mit Fachabteilungen zur Klärung komplexer Einzelfälle.
- Überwachen von Fristen und Bearbeitungsständen für eine termingerechte Rückmeldung.
Ausbildung
IHK - Floristin
TBZ
Leipzig 2003 - 2007
65. Mittelschule
Leipzig 1997 - 2002
Kompetenzen
- Rechtliches Verständnis
- Datenschutzkenntnisse
- Arbeitsrechtkenntnisse
- Rekrutierungsfähigkeiten
- Gewissenhaftigkeit
- Selbstsicheres Auftreten
- Vertragsmanagement
- Ausgeprägte Sozialkompetenz
- Eigeninitiative und Selbstmotivation
- Datev
- Konfliktlösungskompetenz
- Präzise Arbeitsweise
- Zeiterfassung
- Onboardings
- Orientierung für neue Mitarbeiter
- Arbeitsverträge
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Grundlagen (A2)
A2
Zertifizierung
- Zertifikat im Bereich: Powerpoint, Excel, Word
Zeitleiste
Personalsachbearbeiterin
Saxonia Catering GmbH & Co. KG
2024.01 - 2026.07
Assistenz der Teamleitung
Grant Thornton
2023.06 - 2024.01
Kaufmännische Sachbearbeiterin
Swiss Life Service GmbH
2020.01 - 2023.05
Kundenbetreuerin
UniCredit
2018.08 - 2019.11
Kundenbetreuerin
PayPal
2015.08 - 2018.08
Kundenbetreuerin
Aborri.com
2009.06 - 2011.08
65. Mittelschule
1997 - 2002
IHK - Floristin
TBZ
2003 - 2007