09/1997 – 10/2000 Ausbildung
zur Pharmazeutisch-Kaufmännischen Angestellten
Lotus-Apotheke, Frankfurt am Main
erfolgreicher Abschluss
Rightnow Bau GmbH
Frankfurt am Main
Assistenz der Geschäftsführung
2021.08 - Aktuell
Aufgaben und Verantwortungsbereiche
Verwaltung von Personalakten, Terminen und Urlaubsanträgen.
Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und schriftlicher Korrespondenz.
Beschaffung von Büromaterialien und Verbrauchsgütern.
Terminkoordination, Organisation von Telefon- und Videokonferenzen sowie Erstellung von Protokollen.
Verwaltung von Dokumenten einschließlich Archivierung, Ablage und Digitalisierung.
Erstellung von Rechnungen und Verwaltung von Zahlungseingängen.
Planung, Organisation, Vorbereitung sowie Nachbereitung von Geschäftsreisen.
Entgegennahme von Aufträgen und Rechnungen.
Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden.
Pflege von Stammdaten und Kundeninformationen in der Datenbank.
Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs sowie Versand wichtiger E-mails und Briefe.
Planung und Koordination von Terminen für Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
Perfekte Organisation und aktive Unterstützung bei Tagungen und Seminaren.
Erstelleung von Rechnungen und Überwachung von Zahlungseingängen.
Erstellung von Geschäftsbriefen, Angeboten, Präsentationen und Berichten.
Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.
Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater.
Telefonische und schriftliche Beantwortung aller anfallenden Anfragen.
Zeitnahe Bearbeitung des Posteingangs.
Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
Übernahme der internationalen Kommunikation sowie der Termin- und Reiseorganisation.
Fachkundige und termingerechte Vorbereitung der Buchhaltung.
Pflege und Betreuung der Kunden- und Geschäftsdatenbanken sowie laufende Aktualisierung der Software.
Verfassung und Beantwortung von Geschäfts- und Fachbriefen sowie sonstiger Korrespondenz per Mail, Post oder Fax.
Mitwirkung bei der Aufstellung von [Art]-Plänen, der Überwachung von Ausgaben sowie der Ausarbeitung von Verträgen.
Abstimmung mit anderen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens wie beispielsweise der Personal- und Finanzabteilung.
Erstellung, Aushändigung und Abfertigung von Rechnungen, Zahlungen und Quittungen sowie sonstigen finanziellen Unterlagen.
Einholung, Planung und Überwachung von Fristen, Terminen und Folgeterminen.
Unterstützung von Führungskräften und Fachleuten bei der Organisation von Reisen, Koordination von Terminen, Erstellung von Vorträgen sowie alltäglichen Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungsaufgaben.
Teilnahme an Meetings und Besprechungen zum Austausch aber auch zum Erlernen von Prozessen.
Wahrung der Geheimhaltungspflicht bezüglich betrieblicher Angelegenheiten und Geschäftsgeheimnissen.
Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und die Kultur des Unternehmens.