Patricia Mohamed
Berlin
Übersicht
13
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years of professional experience
Berufserfahrung
Medical Affairs Operation Specialist
Pfizer Pharma GmbH
Berlin
2022.08 - 2025.06
- Administrative Unterstützung und Prozesskoordination für das Team in allen organisatorischen Fragen
- Administrative Unterstützung von nationalen/internationalen Projekten und Aktivitäten im medizinischen Bereich, z.B. Advisory Boards oder Kongresse inklusive Verträge, Lieferanten und relevante Zahlungen
- Erstellung, Anpassung und Abschluss von Aufträgen für alle medizinischen Projekte der BU unter Verwendung von SAP Ariba/Citrix-Systemen
- Bearbeitung von Rechnungen und Mitgliedschaften: SAP-Tools, verschiedene interne Systeme
- Regelmäßiges Überprüfen der Systeme auf Compliance mit den gesetzlichen Bestimmungen.
- Vereinbarung und Koordination von Terminen und Konferenzen
- Unterstützung bei der Durchführung von Zahlungen für verschiedene medizinische Projekte
- Verfolgung von Verträgen und Meilensteinzahlungen (z. B. NIS, Register
- Berweisungsverträge, Dienstleistungsverträge) sowie Rechnungsverfolgung (z. B. Abgrenzungslisten, Rückstellungslisten)
- Anlegen und Verfolgen von Projektnummern in SAP-Tools
- Administrative Unterstützung und Prozesskoordination für medizinisches Material durch Kenntnis verschiedener interner Tools und SOPs
- Aktualisierung und Organisation der Ablage und Archivierung von wichtigen Dokumenten
- Durchführung potenziell vertraulicher und komplexer Verwaltungsaufgaben unter Verwendung von Excel, Word und PowerPoint, einschließlich des Schreibens von Briefen, der Erstellung/Aktualisierung von Tabellenkalkulationen und der Erstellung von Präsentationen
- Administrative Unterstützung und Prozesskoordination für das Team in allen organisatorischen Fragen.
- Stetiges Austauschen und enges Zusammenarbeiten mit den einzelnen Abteilungen.
- Mitwirken bei der Business- und Budgetplanung.
- Vorbereiten von Verträgen und rechtlichen Dokumenten.
- Aufbereiten von Daten und Statistiken für Entscheidungsprozesse.
- Professionelles Kommunizieren mit Kunden und Stakeholdern.
- Definieren von Projektzielen und -anforderungen sowie von Meilensteinen.
- Effizientes Lösen von Konflikten im Projektteam, mit Kunden und mit Stakeholdern.
- Planen, Überwachen und Steuern des Projekts von der Konzeption bis zur Umsetzung.
- Überwachen und Verwalten des Projektbudgets
- Präzises Überarbeiten von bestehenden Verträgen bei Rechtsänderungen.
- Innovatives Neuanwerben potentieller Klienten bei gründlichem Studieren des Marktes.
- Verwalten von Vertragsdokumenten und Änderungsverträgen im betriebseigenen Softwaresystem.
- Durchführen von internen Kontrollmaßnahmen zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und Compliance.
Projekt Administrator
LAQI GmbH
Berlin
2020.08 - 2022.04
- Optimierung organisatorischer Prozesse sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen inkl. proaktivem Nachhalten von festgelegten Maßnahmen und Fristen zur Sicherstellung einer ef&zienten Umsetzung, Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen
- Durchführung von Recherchen und Datenanalysen mit dem Ziel, Entscheidungsvorlagen, PowerPoint-Präsentationen, Statistiken und Reportings zu erstellen
- Organisation, Planung und Koordinierung sowie Nachbereitung von Veranstaltungen sowie Besprechungen (Workshops, interne Meetings, Treffen mit externen Geschäftspartnern), einschließlich der Erstellung von Besprechungskonzepten und Terminplänen, der Buchung von Räumlichkeiten und VerpHegung sowie der Protokollführung
- Lohnbuchhaltung
- Vorbereitende Buchhaltung
- Optimierung organisatorischer Prozesse sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation.
- Abstimmen, Koordinieren und Umsetzen von Aufgaben.
- Sorgfältiges Ausfüllen der vorgegebenen Dokumente.
- Erfolgreiches Mitarbeiten bei Projekten und Aufgaben.
- Effektives Ausführen der zugewiesenen Aufgaben.
- Professionelles Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen.
- Erledigen von administrativen Aufgaben.
- Planen und Umsetzen von Projekten.
- Schnelles Bearbeiten aller anfallenden Aufgaben des Tagesgeschäftes.
- Teilnehmen an Besprechungen und Meetings.
- Schnelles Weitergeben von relevanten Informationen.
Projekt Assistentin
Cygon GmbH
Berlin
2019.03 - 2020.03
- Entlastung und Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Bereich sowie im Tagesgeschäft
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen inkl. proaktivem Nachhalten von festgelegten Maßnahmen und Fristen zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung, Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen
- Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Optimierung von Unternehmensprozessen
- Büromanagement und Unterstützung der Geschäftsführung.
- Überwachen des Projektfortschritts und Berichterstatten an den Projektleiter.
- Effektives Interagieren mit Kunden zur Klärung der Anforderungen.
- Koordinieren des Teams und Zuweisen von Aufgaben.
- Aktives Unterstützen bei der Lösung projektspezifischer Probleme.
- Korrektes Verwalten des Budgets.
- Planen, Überwachen und Steuern des Projekts von der Konzeption bis zur Umsetzung.
- Erfolgreiches Verwalten von Personal, Zeit, Budget und anderen Ressourcen.
- Überwachen und Verwalten des Projektbudgets.
- Detailliertes Kommunizieren der Projektergebnisse an die Geschäftsführung.
- Professionelles Kommunizieren mit Kunden und Stakeholdern.
- Professionelles Verhandeln von Verträgen mit Kunden und Lieferanten.
Assistentin der Geschäftsführung
Löwa Gastronomie GmbH
Berlin
2012.01 - 2013.09
- Unterstützung des Produktmanagers bei administrativen Tätigkeiten
- Erstellung und Auswertung von Statistiken
- Erstellung von Präsentationen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Terminkoordination I Reiseplanung
- Auswertungen von Datenbanken und Analysen
- Unterstützung des Produktmanagers bei administrativen Tätigkeiten.
- Verantworten der Büroverwaltung inklusive Bestellung von Büromaterialien.
- Erstellen und Verwalten von Terminplänen, Sitzungen und Konferenzen.
- Betreuen der Kunden am Telefon und persönlich bei Anfragen und Beschwerden.
- Enges Zusammenarbeiten mit anderen Abteilungen zur Verbesserung administrativer Prozesse.
- Abwickeln von Sonderprojekten nach Bedarf des Managements.
- Vorbereiten von Verträgen und rechtlichen Dokumenten.
- Organisieren von Firmenevents und -feiern.
- Bearbeiten von vertraulichen Informationen sowie striktes Einhalten aller Datenschutzrichtlinien.
Ausbildung
Praktikum Immo - Marketing
Remmco International
Berlin 2018 - 2018
Immobilienkauffrau -
GPB-Weiterbildungszentrum, Immobilienkauffau
Berlin 2015 - 2018
Ausbildung -
Christine Balten Frisuren Berlin
Berlin 2007 - 2010
Mittlere Reife/ Realschulabschluss -
Beucke- Real-Oberschule
Berlin 2003 - 2007
Kompetenzen
- Effizientes Zeitmanagement
- Team- und Mitarbeiterführung
- Motivation und Ausdauer
- Zuverlässigkeit
- Engagement und proaktives Handeln
- Stressresistenz
- Kommunikationsstärke
- Problemlösungskompetenz
- Analytische Arbeitsweise
- Flexibilität
- Belastbarkeit
- SAP
- Begeisterungsfähigkeit
- Kommunikationskompetenz
- Verantwortungsbewusstsein
SPRACHEN
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Kompetent (B2)
B2
Hobbys
- Kochen
- Tierschutz
- Sport
Zeitleiste
Medical Affairs Operation Specialist
Pfizer Pharma GmbH
2022.08 - 2025.06
Projekt Administrator
LAQI GmbH
2020.08 - 2022.04
Projekt Assistentin
Cygon GmbH
2019.03 - 2020.03
Assistentin der Geschäftsführung
Löwa Gastronomie GmbH
2012.01 - 2013.09
Praktikum Immo - Marketing
Remmco International
2018 - 2018
Immobilienkauffrau -
GPB-Weiterbildungszentrum, Immobilienkauffau
2015 - 2018
Ausbildung -
Christine Balten Frisuren Berlin
2007 - 2010
Mittlere Reife/ Realschulabschluss -
Beucke- Real-Oberschule
2003 - 2007