Vivian Leute
Gevelsberg
Übersicht
22
22
years of professional experience
2
2
years of post-secondary education
Berufserfahrung
Office Managerin
Voll digital GmbH
Hattingen
2024.05 - 2024.08
- Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Coworking-Space-Alltag
- Ansprechpartnerin für alle GRAUZONE Bewohner:innen und externen Kunden
- Anmelden, Begrüßen und Führen von Besuchern durch das Büro
- Korrespondenz mit dem Steuerbüro
- Vorbereitende Buchhaltung
- Erstellen und Verwalten von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen mit Buchhaltungssoftware DATEV
- Verwalten und Koordinieren der ein- und ausgehenden Kommunikation inklusive Bedienen des Mehrleitungs-Telefonsystems
- Bearbeiten von Beschwerden und Reklamationen mit Fokus auf Kundenzufriedenheit.
Assistentin der Geschäftsführung und Buchhaltung
meap GmbH
Witten
2012.01 - 2023.11
- Leitung Büromanagement
- Zentrale Kommunikation
- Abwicklung der Korrespondenz
- Unterstützung bei firmeninternen Belangen
- Vorbereitende Buchführung
- Zahlungsbuchungen nach DATEV-Standard
- Führen von Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, inklusive Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
- Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verwalten der Barkassenbestände
- Vorbereitung der Unterlagen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Ansprechpartner für alle Abteilungen und externen Kunden zu buchhalterischen Themen
- Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Lieferung im Einkauf
- Unterstützung des Vertriebs- und Projektmanagements
- Unterstützung der Personalabteilung im Bereich Akquise und Verwaltung
- Verwaltung des Materialbestandes
- Verwaltung des zentralen Kontaktbestandes
- Prozessdokumentation
- Recherchearbeiten
- Terminplanung und Organisation von Inhouse-Meetings, Reisen u.v.m.
- Berichterstattung an die Geschäftsleitung
- Pflege des damalig bestehenden B2C-Onlineshops pielfama.de:
- Ein- und Verkauf der angebotenen Produkte
- Kontinuierliche Pflege der Webseite
- Planung und Koordination aller Logistikanforderung gegenüber den Kunden und dem Hersteller Piel Frama Spain
- Abwicklung der eingehenden Bestellung vom Versand zur Retoure
- Kundenbetreuung und Beschwerdemanagement
- Organisation und Betreuung saisonaler Angebote und Aktionen
- Jahresinventur
Werbung und Marketing
pianoabend GmbH
Dortmund
2010.05 - 2011.12
- Veranstaltungsorganisation
- Regelmäßige Kontrolle und Dokumentation der Veranstaltungen
- Planung, Koordination und Abwicklung aller Werbemaßnahmen
- Steigerung der werbe- und verkaufsfördernden Maßnahmen
- Mediengestaltung (Broschüren, Flyer, Anzeigen, etc)
- Gestaltung und Pflege des Internetauftrittes
- Budget- und Kostenkontrolle
- Kundenberatung und Betreuung aller relevanten Partner
- Planung und Koordination aller Logistikanforderungen
Project Managerin Promotion
kogag // Promotion GmbH
Solingen
2006.01 - 2010.04
- Projektmanagement für Promotions inkl. Durchführung und Nachbereitung, Kundenbetreuung
- Akquise und Casting von Promotoren und Hostessen
- Vorbereitung und Durchführung von Promoterschulungen
- Analyse, Recherche, konzeptionelle Umsetzung, Budgetierung, Einkauf von Dienstleistungen, Koordination von Gewerken und internen Leistungen
- Ablaufplanung, Realisierung und Erstellung von Endabrechnungen sowie Abschlussreportings gemäß Kundenvorgaben
Junior Project Managerin Promotion
Böhr&Roos GmbH
Köln
2003.01 - 2005.12
- Planung und Durchführung von Casting- und Schulungsveranstaltungen
- Projektkontrolle und -steuerung
- Planung, Koordination und Abwicklung von Personaleinsätzen
- Regelmäßige Kontrolle, Reporting und Dokumentation der Einsätze gemäß Kundenvorgaben
- Administrative Leistungen
- Kundenberatung sowie Betreuung aller relevanten Partner
- Planung und Koordination aller Logistikanforderungen
Ausbildung
Heilpraktikerin für Psychotherapie und Psychologische Beraterin - Psycholgische Beraterin
Deutsche Paracelsus Schulen für Naturheilverfahren GmbH
Dortmund 2025.01 - heute
Kommunikationswirtin e.V. - Marketingkommunikation
WAK Westdeutsche Akademie für Kommunikation e.V.
Köln 2001.01 - 2002.12
Kompetenzen
- Absolute Diskretion
- Zuverlässigkeit
- Hohe Eigenmotivation
- Hohes Maß an Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität
- Organisierte Arbeitsweise
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Programmkenntnisse
- DATEV- vorbereitende Finanzbuchführung
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Outlook
Sprachen
Deutsch
Muttersprache
Englisch
Grundlagen (A2)
A2
Portugiesisch
Grundlagen (A2)
A2
Spanisch
Grundlagen (A2)
A2
Zeitleiste
Heilpraktikerin für Psychotherapie und Psychologische Beraterin - Psycholgische Beraterin
Deutsche Paracelsus Schulen für Naturheilverfahren GmbH
2025.01 - heute
Office Managerin
Voll digital GmbH
2024.05 - 2024.08
Assistentin der Geschäftsführung und Buchhaltung
meap GmbH
2012.01 - 2023.11
Werbung und Marketing
pianoabend GmbH
2010.05 - 2011.12
Project Managerin Promotion
kogag // Promotion GmbH
2006.01 - 2010.04
Junior Project Managerin Promotion
Böhr&Roos GmbH
2003.01 - 2005.12
Kommunikationswirtin e.V. - Marketingkommunikation
WAK Westdeutsche Akademie für Kommunikation e.V.
2001.01 - 2002.12